Regulamin postępowania mediacyjnego — Kancelaria Radcy Prawnego Justyna Bartz

Załącznik nr 1

Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji i prowadzenia postępowania mediacyjnego przez Mediatorkę –⁠ w sprawach cywilnych w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.).
Mediacja jest wszczynana i prowadzona na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji (art. 183¹ § 2 k.p.c.), przy czym możliwe jest też wszczęcie mediacji na podstawie wniosku jednej Strony z dołączonym dowodem doręczenia odpisu wniosku drugiej Stronie (art. 183⁶ § 1 k.p.c.).
Do mediacji stosuje się przepisy art. 183¹–183¹⁵ k.p.c., a w zakresie kosztów –⁠ również art. 183⁵ k.p.c. oraz właściwe przepisy wykonawcze.
Definicje pojęć używanych w postępowaniu mediacyjnym i niniejszym regulaminie to:
- „Mediatorka” –⁠ osoba prowadząca postępowanie mediacyjne na podstawie umowy stron lub postanowienia sądu –⁠ Justyna Bartz;
- „Strony” –⁠ uczestnicy sporu biorący udział w mediacji bezpośrednio lub przez należycie umocowanych pełnomocników;
- „Posiedzenie mediacyjne” –⁠ spotkanie Mediatorki z udziałem obu Stron albo jednej Strony;
- „Wniosek o przeprowadzenie mediacji” –⁠ pismo wszczynające mediację umowną, spełniające wymagania z art. 183⁷ k.p.c.
Udział w mediacji jest dobrowolny (art. 183¹ § 1 k.p.c.). Każda ze Stron może zakończyć udział na każdym etapie.
Mediatorka jest bezstronna i niezwłocznie ujawnia Stronom okoliczności mogące wzbudzić wątpliwości co do jej bezstronności (art. 183³ k.p.c.).
Mediatorka prowadzi mediację z użyciem metod sprzyjających polubownemu rozwiązaniu sporu; na zgodny wniosek Stron może wskazać niewiążące sposoby rozwiązania sporu (art. 183^3a k.p.c.).
Postępowanie mediacyjne nie jest jawne, a uczestników obowiązuje tajemnica mediacji (art. 183⁴ § 1–2 k.p.c.). Mediatorka, Strony i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z mediacją. Posiedzenia mediacyjne nie mogą być nagrywane.
Strony mogą zwolnić Mediatorkę i inne osoby z obowiązku zachowania tajemnicy w zakresie przez siebie określonym (art. 183⁴ § 2 k.p.c.).
Oświadczenia, propozycje ugodowe i ujawnione fakty z mediacji nie mogą być powoływane także w postępowaniu sądowym z wyjątkiem okoliczności ujawnionych w protokole lub w treści ugody (art. 183⁴ § 3 k.p.c.).
Mimo doręczenia wniosku mediacja nie zostaje wszczęta w przypadkach określonych w art. 183⁶ § 2 k.p.c., w szczególności gdy Mediatorka w ustawowym terminie odmówi przeprowadzenia mediacji albo druga Strona nie wyrazi zgody.
Wniosek o przeprowadzenie mediacji powinien zawierać elementy wymienione w art. 183⁷ k.p.c. Jeżeli istnieje pisemna umowa o mediację, do wniosku dołącza się jej odpis.
Mediatorka niezwłocznie ustala termin i miejsce posiedzenia mediacyjnego. Za zgodą Stron posiedzenie może odbyć się przy użyciu środków porozumiewania się na odległość (art. 183¹¹ k.p.c.).
Wyznaczenie posiedzenia nie jest wymagane, jeżeli Strony zgodzą się na przeprowadzenie mediacji bez posiedzenia (art. 183¹¹ k.p.c.).
Mediatorka może prowadzić sesje wspólne oraz spotkania odrębne. Informacje przekazane w spotkaniu odrębnym Mediatorka ujawnia drugiej Stronie wyłącznie za wyraźną zgodą przekazującego.
Strony mogą działać przez pełnomocników. Udział osób trzecich (np. ekspertów, tłumaczy) wymaga zgody Mediatorki i Stron.
Miejscem mediacji jest siedziba Mediatorki lub inne, uzgodnione ze Stronami miejsce; w mediacjach zdalnych –⁠ platforma komunikacyjna wskazana przez Mediatorkę po konsultacji ze Stronami.
Językiem postępowania jest język polski.
Strony współdziałają z Mediatorką w dobrej wierze, w szczególności udzielają niezbędnych informacji, przedstawiają dokumenty i uczestniczą w sesjach.
Strony są odpowiedzialne za merytoryczną treść ugody; Mediatorka nie rozstrzyga sporu i nie zastępuje Stron w podejmowaniu decyzji.
Strony mogą w każdym czasie zakończyć udział w mediacji poprzez złożenie oświadczenia Mediatorce.
Posiedzenie obejmuje co do zasady: otwarcie i przypomnienie zasad mediacji, przedstawienie stanowisk Stron, identyfikację kwestii spornych, negocjacje z udziałem Mediatorki, w tym ewentualne spotkania odrębne, formułowanie propozycji ugodowych.
Z przebiegu mediacji Mediatorka sporządza protokół, w którym oznacza się miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, strony, Mediatorkę oraz wynik mediacji; protokół podpisuje Mediatorka (art. 183¹² § 1 k.p.c.).
Jeżeli Strony zawarły ugodę przed Mediatorką, ugodę zamieszcza się w protokole albo załącza się do niego. Strony podpisują ugodę. Niemożność podpisania ugody Mediatorka stwierdza w protokole (art. 183¹² § 2 k.p.c.).
Protokół lub ugoda sporządzone w postaci elektronicznej mogą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 183¹² § 2¹ k.p.c.).
Mediatorka doręcza Stronom odpis protokołu (art. 183¹² § 3 k.p.c.).
Po zawarciu ugody Strona może wystąpić do sądu właściwego z wnioskiem o jej zatwierdzenie (art. 183¹³–183¹⁴ k.p.c.). Jeżeli mediacja ma charakter mediacji sądowej, Strony występują o jej zatwierdzenie do sądu kierującego.
Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd nadaje jej klauzulę wykonalności; w pozostałych przypadkach sąd zatwierdza ugodę postanowieniem (art. 183¹⁴ § 2 k.p.c.).
Sąd odmawia zatwierdzenia ugody albo nadania jej klauzuli wykonalności m.in. gdy ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego, zmierza do obejścia prawa, jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności (art. 183¹⁴ § 3 k.p.c.).
Ugoda zawarta przed Mediatorką, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem (art. 183¹⁵ § 1 k.p.c.).
Koszty mediacji obejmują wynagrodzenie Mediatorki i zwrot niezbędnych wydatków (art. 183⁵ § 1–2 k.p.c.).
Zasady i stawki wynagrodzenia w mediacjach umownych określają indywidualne uzgodnienia ze Stronami.
Przed przystąpieniem do mediacji Mediatorka poucza Strony o kosztach postępowania mediacyjnego i sposobie pobrania należności (art. 183⁵ § 4 k.p.c.).
Postępowanie mediacyjne kończy się: zawarciem ugody, oświadczeniem Strony o rezygnacji z udziału w mediacji, oświadczeniem Mediatorki o zakończeniu mediacji z uwagi na brak perspektyw zawarcia ugody, upływem terminu wyznaczonego przez sąd w mediacji sądowej, wszczęciem postępowania sądowego co do całości sporu, jeżeli Strony tak postanowią.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w toku mediacji jest Mediatorka Justyna Bartz, Kancelaria Radcy Prawnego, ul. Zofii Nałkowskiej 30, 09‑400 Płock. Dane przetwarza się wyłącznie w celu prowadzenia mediacji i archiwizacji dokumentów, przez okres niezbędny do realizacji tych celów.
Strony wyrażają zgodę na kontakt telefoniczny i elektroniczny w sprawach organizacyjnych.
Regulamin podlega publikacji na stronie internetowej Mediatorki i doręczeniu Stronom przed rozpoczęciem mediacji.
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się art. 183¹–183¹⁵ k.p.c. oraz właściwe przepisy wykonawcze.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 października 2026 r. i ma zastosowanie do wszystkich mediacji prowadzonych przez Mediatorkę od tego dnia.